Vragenlijst invullen
Voordat je begint
- Auditors zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van een opdracht. Bekijk alle rollen en rechten voor meer informatie.
- Een nieuwe opdracht wordt eerst aangemaakt, toegekend en ingepland. Na deze stappen kun je de opdracht openen. Lees meer over nieuwe opdrachten.
- Nadat de opdracht is ingepland, ontvang je automatisch een notificatie.
Takenlijst
Door de takenlijst te openen kun je alle opdrachten bekijken. De takenlijst is voorzien van drie tabbladen. Onder ‘ingepland‘ staan de onvoltooide opdrachten, onder ‘historie‘ de afgeronde opdrachten en onder ‘open‘ vind je een overzicht met alle openstaande actiepunten.
Volg deze stappen om een opdracht te openen:
- Navigeer in het menu naar taken
- Klik onder naam op de juiste klant
- Selecteer onder opdracht de audit
- Klik op openen
Vragenlijst invullen
Na het openen van de opdracht vul je de vragen in. Alle vragensets zijn ondergebracht in categorieën (zie rechter zijbalk). Het systeem scrolt automatisch door naar het juiste onderdeel in het rapport. Heb je de vragenlijst volledig ingevuld? Per categorie verschijnen dan twee groene vinkjes.
Volg deze stappen om de vragenlijst in te vullen:
- Klik in het rechter scherm onder audit op een categorie
- Begin met het beantwoorden van de vragen
- klik in de navigatiebalk op ←audit nadat alle vragen zijn ingevuld.
- In de categoriebalk verschijnen twee groene vinkjes
Vraag-antwoord types
Tijdens een opdracht kunnen verschillende type vragen gesteld worden (meerkeuzevragen, tekstveld etc.). Een beheerder stelt via het beheer in welke type vragen afgenomen worden. Bekijk hieronder het overzicht met alle vraag-antwoord types:
- Meerkeuze: Een vraag met één antwoordmogelijkheid.
- Selectievakje: Een vraag met meerdere antwoordmogelijkheden.
- Optie in keuzelijst: Een pulldown-menu met alle antwoordmogelijkheden.
- Keuzelijst (komma gescheiden waarden): Een keuzelijst bij een bepaald gekozen antwoord.
- Tekst: De auditor voegt een regel toe in een open tekstveld.
- Alineatekst: De auditor voegt een alinea toe in een open tekstveld.
- Vaste tekst: Een vast antwoord dat niet gekozen of aangepast kan worden (dit is vaak een actiepunt)
- Fotoblad: Optie om meerdere foto’s toe te voegen.
Opmerkingen toevoegen
Binnen een opdracht is het mogelijk om voor jezelf of voor andere gebruikers notities achter te laten.
Opmerkingen toevoegen binnen een opdracht
Opdrachtenoverzicht
Zijn één van de volgende rollen aan je toegekend?
- Beheerder, reviseur, viewer, initiator, helpdesk, aanmaker, toekenner en planner
Opdrachtstatus
Het systeem toont de voorgang van een opdracht met behulp van iconen. Bekijk het artikel opdrachtstatus voor meer informatie.
Afronden
Wanneer je alle vragensets volledig hebt ingevuld verschijnen per categorie twee groene vinkjes. Hierna rond je de opdracht af via de verzendknop.
Let op! Na het afronden kun je de opdracht niet meer openen. Alleen de reviseur is bevoegd om afgeronde opdrachten te openen.
Volg deze stappen om de opdracht af te ronden:
- Klik in de navigatiebalk op verzenden
- Schuif de pijl naar rechts en laat deze los
- Klik op doorgaan
Verwachte situatie
Tijdens het uitvoeren van de opdracht stel je een rapport samen waarin de huidige situatie staat beschreven. De software biedt ook de mogelijkheid om een verwacht situatie te schetsen, zodat je het beoogde effect van alle maatregelen in kaart brengt.
Back-ups
Na het afronden van de controlefase kun je geen wijzigingen meer doorvoeren binnen de opdracht. Zijn er toch onderdelen die je wilt wijzigen? Neem dan contact op met de helpdesk om een back-up (revisie) terugzetten.
Ga terug naar opdrachten uitvoeren