Gegarandeerde beschikbaarheid en proactief risicobeheer

Beschrijving van de Dienstverlening

In het kader van transparantie, risicobeheersing en ketencompliance is hieronder een functionele beschrijving opgenomen van de digitale diensten en softwareoplossingen die Beonder B.V. levert. Deze documentatie ondersteunt gecontracteerde organisaties bij het uitvoeren van hun eigen risico-analyses en helpt te voldoen aan specifieke wettelijke verplichtingen omtrent het beheer van IT-dienstverleners, zoals vastgelegd in Artikel 30 (2)(a) van de Digital Operational Resilience Act (DORA).

De onderliggende overeenkomst specificeert welke entiteit de ICT-diensten formeel levert. In de onderstaande tabel zijn de identificatiegegevens van de hoofdorganisatie opgenomen:

Beonder Forms

Beonder Forms is een geavanceerde softwareoplossing die organisaties ondersteunt bij het efficiënt digitaliseren, structureren en beheren van complexe formulierstromen en inspectieprocessen. De oplossing is bij uitstek geschikt voor datagedreven sectoren waarin datavalidatie, compliance en gestandaardiseerde workflows cruciaal zijn. Beonder Forms stelt organisaties in staat om gecentraliseerd te werken door middel van dynamische sjablonen, geautomatiseerde gegevenscontrole en directe verwerking van invoerstromen. Inspecties, audits en operationele rapportages kunnen hiermee volledig worden geautomatiseerd. De applicatie verbindt naadloos met bestaande bedrijfs- of branchespecifieke systemen op basis van moderne webservices. De applicatie is volledig webgebaseerd, waardoor gebruikers via elke gangbare browser snel en veilig toegang hebben tot het platform, onafhankelijk van de lokale IT-infrastructuur.

Beonder Monitor

Beonder Monitor is een krachtige applicatie ontworpen voor het aggregeren, analyseren en visualiseren van omvangrijke datasets en complexe informatiestromen. De software stelt organisaties in staat om grote hoeveelheden operationele en procesmatige data te transformeren naar overzichtelijke, real-time dashboards en grafische rapportages. Dit biedt direct diepgaand inzicht in trends, prestaties en potentiële operationele risico’s binnen de organisatie. Beonder Monitor integreert moeiteloos met externe databronnen en sluit nauw aan op de dataverzameling vanuit Beonder Forms. Net als de rest van het platform is Beonder Monitor volledig webgebaseerd, wat zorgt voor directe en veilige toegankelijkheid via de browser zonder dat lokale installaties vereist zijn.

Data Residency & Soevereiniteit

In een landschap van internationale cloud-aanbieders hanteert Beonder een duidelijke, lokale koers ten behoeve van maximale data-soevereiniteit:

• Nederlandse Opslag: Alle actieve data, metadata en back-ups van Beonder Forms en Beonder Monitor worden opgeslagen in professionele Tier III+ datacenters op Nederlands grondgebied.
• Verwerking binnen de EER: Er vindt geen data-export plaats naar subverwerkers in de Verenigde Staten of andere landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) voor de opslag of verwerking van persoonsgegevens. Hiermee worden risico’s rondom externe toegangswetten (zoals de US Cloud Act) uitgesloten.

Operationele Weerbaarheid & Compliance

De architectuur en beheersmaatregelen rondom het Beonder-platform voorzien in de noodzakelijke operationele weerbaarheid die aansluit bij de behoeften van gereguleerde sectoren. Het ingerichte beheerskader biedt de vereiste transparantie en technische maatregelen die klanten ondersteunen bij het voldoen aan wet- en regelgeving op het gebied van digitale weerbaarheid, zoals de Digital Operational Resilience Act (DORA) en de AVG.

Incident Management & Systeemstatus

Transparantie omtrent de beschikbaarheid is operationeel geborgd via een centrale statuspagina:

• status.beonder.com: Via dit platform zijn real-time updates over de status van de dienstverlening beschikbaar. Er is een mogelijkheid voor organisaties om zich te abonneren op notificaties omtrent gepland onderhoud of ICT-incidenten.
• Classificatie en Meldingen: Verstoringen worden gecategoriseerd op basis van impact. Bij kritieke incidenten worden betrokken organisaties binnen de vastgestelde termijnen geïnformeerd om eventuele eigen rapportageverplichtingen aan toezichthouders te herleiden en te faciliteren.

Beveiligingskader & Datacenter Certificeringen

De fysieke en logistieke beveiliging van de infrastructuur is gebaseerd op internationaal erkende normen voor informatiebeveiliging. De gebruikte cloudinfrastructuur en de onderliggende datacenters beschikken minimaal over een ISO/IEC 27001-certificering. Dit waarborgt dat de opslag en verwerking van gegevens plaatsvindt in een continu gecontroleerde en professioneel beheerde omgeving.

Ketenprivacy & Leveranciersbeheer

Risicobeheer in de toeleveringsketen is een vast onderdeel van de operationele structuur. Elke externe partner of subverwerker wordt geselecteerd op basis van strikte criteria:

• Verwerkersovereenkomsten: Met subverwerkers (zoals de hostinginfrastructuur) zijn sluitende overeenkomsten van kracht die minimaal dezelfde waarborgen bieden als de centrale voorwaarden van Beonder.
• Toegangsprotocol voor Onderhoud: Externe specialisten die incidenteel onderhoud plegen, krijgen geen structurele toegang tot ruwe klantdata. Eventuele noodzakelijke toegang vindt uitsluitend plaats binnen een beveiligde, afgeschermde omgeving die is voorzien van volledige audit-logging.

Data Portabiliteit & Exit-Strategie

Ter voorkoming van een vendor lock-in faciliteert het platform flexibele data-overdracht:

• Exportmogelijkheden: Gegevens kunnen op elk gewenst moment door de geautoriseerde beheerder worden geëxporteerd in universele, machineleesbare formaten (zoals SQL of JSON).
• Transitie-ondersteuning: De procedures voorzien in ondersteuning bij een eventuele migratie naar een alternatieve oplossing of bij de beëindiging van de dienstverlening, waarbij data na afloop gegarandeerd en definitief wordt verwijderd.