In dit hoofdstuk noemen we een aantal algemene taalregels, zodat we bijvoorbeeld afkortingen, hoofdletters of getallen altijd op eenduidige manier noteren.
Basisregels
Schrijf begrijpelijke teksten voor alle lezers: Sommige mensen lezen het hele bericht, terwijl anderen alleen koppen scannen en selectief informatie tot zich nemen. Maak daarom gebruik van duidelijke (sub)koppen.
Eerst de belangrijkste informatie: Plaats de belangrijkste informatie bovenaan, mensen hebben over het algemeen weinig tijd om artikelen te lezen of hun inbox door te spitten.
Kort en krachtig: Gebruik korte woorden en zinnen. Hierdoor blijft de tekst leesbaar.
Afkortingen en Acroniemen
Het kan voorkomen dat een afkorting of acroniem vaker voorkomt in de tekst. Wanneer het om een afkorting gaat die wellicht onbekend is kun je ervoor kiezen om deze eerst voluit te schrijven. In de overige alinea’s gebruiken we vervolgens de afkorting. Bijvoorbeeld:
Eerste keer: Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Tweede keer: AVG
Passieve vorm vermijden
Vermijd een passieve schrijfstijl, schrijf actief. Actieve teksten zijn prikkelend, to the point en leuker om te lezen. Dat doe je door het accent op de persoon te leggen, en niet op de handeling.
Voorbeeld:
Passieve vorm: Vandaag worden updates doorgevoerd in ons systeem.
Actieve vorm: Vandaag voeren we updates door in ons systeem.
Hoofdlettergebruik
Binnen e-mailberichten maken we op verschillende manieren gebruik van hoofdletters. Een zin begint altijd met een hoofdletter, maar er zijn enkele uitzonderingen waarin we kleine letters gebruikers.
E-mailadressen
Wanneer we een e-mailadres uitschrijven beginnen we altijd met een kleine letter, ook aan het begin van een nieuwe zin.
- janedoe@hotmail.com
- john.doe@beonder.com
Willekeurige woorden
Gebruik geen hoofdletters voor willekeurige woorden in het midden van een zin. Een aantal voorbeelden van woorden die we niet met een hoofdletter schrijven:
- website
- internet
- online
Het gebruik van Emoji’s
Het gebruik van emoji’s is niet toegestaan in artikelen en e-mails. Ondanks onze informele schrijfwijze willen we wel als betrouwbaar en deskundig overkomen. Binnen verschillende functies van de software gebruiken we in sommige gevallen wel emoji’s. Denk bijvoorbeeld aan een duimpje dat het systeem toont na het afronden van een opdracht. Daarnaast kunnen we beperkt gebruik maken van emoji’s op social-media.
Nummers
Nummers proberen we zoveel mogelijk te spellen, wel zijn er verschillende uitzonderingen waarin we gebruik maken van cijfers.
Nummers met minder dan drie getallen schrijven we voluit:
- De nieuwe opdracht die over vijf weken plaatsvindt.
- In de afgelopen drie dagen zijn we druk bezig geweest met het testen van een nieuwe update.
Grote getallen en komma’s
Getallen met een komma noteren we als cijfers. Dit geldt eveneens voor getallen met meer dan drie cijfers. Voorbeelden:
- 4.56
- 66.7
- 456
- 3000
Data
Bij de notatie van data maken we gebruik van cijfers. De dagen en maanden schrijven we voluit. Voorbeeld:
- Dinsdag 22 mei
Breuken en decimalen
Breuken schrijven we altijd voluit. Decimalen geven we aan met behulp van een punt, met uitzondering van bedragen. Voorbeelden:
- Tweederde (Fout: ⅔)
- 1.45
- 20.05
- € 5,45
Percentages
Gebruik het %-symbool in plaats van “procent”.
Inschatting van meerdere getallen
Wanneer je bijvoorbeeld een inschatting maakt van een aantal dagen, dan noteer je dit op de volgende manier:
- 20-30 dagen
Geld
De notatie van valuta schrijven we door het symbool te noteren gevolgd door het getal. Voorbeeld:
- € 20
- $ 40
- € 2,35
- $ 60,50
Telefoonnummers
Gebruik spaties in plaats van verbindingsstreepjes. Gebruik bij een buitenlands telefoonnummer de landcode.
- 06 217 110 55
- +31 621 71 10 55
Tijd
Gebruik de digitale klok-notatie om tijden aan te geven.
- 08.00 uur
- 15.00 uur
- 14.25 uur
Tijdzones
Wanneer een communicatie-uiting gericht is aan een internationaal publiek kan het noodzakelijk zijn om een tijdzone te noteren:
- West-Europese tijd: UTC
- 13.45 UTC
- Midden-Europese tijd: UTC+1
- 13.45 UTC+1
- Etc.
Refereren aan een decennium
Een decennium noteren we met behulp van getallen. Voorbeeld:
- De jaren 90
- De jaren 80
Dubbele punt
Dubbele punten gebruiken we om een lijst aan te geven, of om twee gerelateerde zinnen met elkaar te verbinden. Voorbeeld:
- We maken gebruik van drie functies: widgets, dashboard en vragenlijsten.
Wanneer een complete zin volgt na de dubbele punt, begin dan met een hoofdletter. Voorbeeld:
- We zaten met een lastig vraagstuk: We wilden in eerste instantie een text-parameter toevoegen, maar we hebben toch gekozen om een score te koppelen.
Streepjes en koppeltekens
Om zinnen kort en leesbaar te houden maken we gebruik van streepjes en koppeltekens. Gebruik het koppelteken (-) altijd zonder spaties. Voorbeelden:
- Vraag-antwoord structuur
- social-media
Uitroeptekens
Maak niet te veel gebruik van uitroeptekens, en nooit meer dan één keer per alinea. Een uitroepteken kan veel bijdragen aan de betekenis van een zin. Voorbeeld:
- Let op! De opdracht is bijna verlopen.
- Gefeliciteerd! Je hebt de opdracht succesvol afgerond.
Gebruik nooit uitroeptekens in foutmeldingen. Hierdoor leg je de nadruk op dat iets mis is. Dat wil je juist voorkomen door een rustig en helder bericht te schrijven met daarin alle vervolgstappen.
En-teken
Probeer het &-teken te vermijden, tenzij het onderdeel is van een bedrijfsnaam of merk. Voorbeeld:
- We maken gebruik van templates en rekenbladen
- Ben & Jerry’s
Mensen, plaatsen en dingen
Bestandsnamen
Wanneer we refereren aan een bestandsnaam maken we gebruik van hoofdletters. Maak gebruik van kleine letters om het meervoud aan te geven:
- GIF
- HTML
- JPG’s
Wanneer we refereren aan een specifiek bestand, maken we gebruik van kleine letters:
- bestandsnaam.gif
- bestandsnaam.jpg
- bestandsnaam.docx
Voornaamwoorden
Voornaamwoorden zijn woorden die verwijzen naar personen, dieren of zelfstandigheden. Indien het geslacht van een persoon niet bekend is gebruiken we altijd “zij”, “hen”, en “hun” in plaats van “zijn” of haar”. Dit geldt bijvoorbeeld voor geautomatiseerde e-mailberichten. Voorbeeld:
- Gebruikers kunnen hun wachtwoord via het inlogscherm wijzigen.
Quotes
Wanneer we gebruik maken van quotes schrijven we in de tegenwoordige tijd. Hierdoor breng je het verhaal beter over op lezer. Voorbeeld:
- ‘Doordat we onze onze controleprocessen opnieuw doorlichten kunnen we een stuk efficiënter werken’, zegt Piet.
Namen en titels
Als je iemand voor het eerst vernoemd in een artikel vermeld je eerst zijn voor- en achternaam. Vervolgens maak je alleen gebruik van de voornaam.
Over Beonder schrijven
Beonder werkt samen met verschillende partijen en resellers. Daarnaast bieden we verschillende services aan met een eigen identiteit en merknaam. Het is daarom belangrijk om afspraken te maken over hoe en welke partijen we vernoemen in e-mails, blogs en andere berichten. De regel luidt dat we Beonder altijd vernoemen in content die door onszelf is geschreven.
Noteer onze organisatie altijd op de volgende manier:
- Goed: Beonder
- Fout: BEONDER
- Goed: Beonder Forms
Hieronder staat vermeld hoe we klanten en partners (bijvoorbeeld een reseller) vermelden in onze berichtgeving. Met partners worden hier onderling weer afspraken over gemaakt.
Aankondigen over producten en functies (updates)
- Header: Logo en huiskleur van de licentie worden getoond
- Handtekening: Beonder Support
- Footer: Logo’s van de betrokken partijen: Bijvoorbeeld: Beonder en een reseller
Tips om goed met onze services te kunnen werken
- Header: Huiskleur en Logo van Beonder
- Handtekening: Beonder Support
- Footer: Afbeelding Beonder
Nieuwsbrief (Bijvoorbeeld 1x per maand)
- Header: Huiskleur en Logo van Beonder
- Handtekening: Beonder Support
- Footer: Afbeelding Beonder
Automatische e-mails (beginnen met Beonder Forms)
- Header: Logo en Huiskleur van de licentie worden getoond
- Handtekening: Beonder Support
- Footer: Afbeelding Beonder
Over andere bedrijven schrijven
Schrijf de naam van een organisatie zoals deze vermeld staat op hun officiële website (ook producten).
- Ipad
- YouTube