Template

Voordat je begint

  • Een beheerder is verantwoordelijk voor het inrichten van de juiste templates en rekenbladen. Bekijk alle rollen en rechten voor meer informatie.
  • Een template maak je altijd in Microsoft Word.
  • Nadat je een template hebt ingericht, kun je het bestand uploaden via het beheer.

Invoervelden (labels)

De templates vormen de basis voor de rapportages die het systeem automatisch samenstelt tijdens een opdracht. In een template voeg je op verschillende plekken invoervelden toe. Deze velden moeten altijd overeenkomen met de labels (codes) die gekoppeld zijn aan de vragensets in de vragenlijst. Op basis van de labels kan het systeem alle velden vervangen met de juiste antwoorden en scores.

Formuleer de labels op de volgende manier in de template:

  • Antwoord: ${vraag.antwoord}
  • Parameter: ${naam_parameter}
  • Rekenblad uitkomst: ${outputsheet_labelnaam}

 

Voorbeelden: Antwoord

In de onderstaande voorbeelden laten we zien hoe je specifieke antwoorden rechtstreeks kunt overnemen in de template.

Voorbeeld 1

De volgende meerkeuzevraag is opgenomen in de vragenlijst:

Wanneer is de werknemer aanwezig?

a. Doordeweeks

b. Weekenden

De auditor vult in: “b. Weekenden”

Het systeem vervangt het label op de volgende manier in de template:

${wanneer bent u aanwezig?.antwoord} = ‘Weekenden’

Voorbeeld 2

In de vragenlijst is de volgende open vraag opgenomen:

Wanneer is de werknemer aanwezig? Vul in:

De auditor vult in: “De werknemer is iedere week op maandag en dinsdag aanwezig en een enkele keer op woensdag.”

Het systeem vervangt het label op de volgende manier in de template:

  • ${wanneer bent u aanwezig?.vul in} = ‘De werknemer is iedere week op maandag en dinsdag aanwezig en een enkele keer op woensdag.’

 

Voorbeeld: parameter

Een parameter is een variabele waaraan een bepaalde waarde wordt toegekend tijdens het uitvoeren van een opdracht. Een parameter koppel je in de vragenlijst aan een vragenset. Per antwoordmogelijkheid kun je vervolgens verschillende waarden (teksten, opmerkingen en scores) instellen. De waarden worden uiteindelijk als tekst of score opgenomen in de template en eventueel het rekenblad. Voorbeeld:

Wanneer is de werknemer aanwezig? 

De volgende parameter is gekoppeld aan deze vraag: ${wanneer_aanwezig}

a. Doordeweeks→ Waarde (en tevens de rapporttekst): De werknemer is doordeweeks aanwezig.

b. Weekenden → Waarde (en tevens de rapporttekst): De werknemer is in de weekenden aanwezig.

Het label neem je op de volgende manier over in de template:

  •  ${wanneer_aanwezig}

 

Voorbeeld: rekenblad uitkomst

Heb je een rekenblad ingericht en wil je de output hiervan tijdens een opdracht inladen in de template? Dat kan door alle outputlabels van het rekenblad over te nemen in de template. Voorbeeld:

Bij de vraag “Wanneer is de werknemer aanwezig” selecteert de auditor het antwoord “b. Weekenden”. Het geselecteerde antwoord wordt als input ingeladen in het rekenblad. Vervolgens wordt het loon van de werknemer uitgerekend. De outputsheet zou op de volgende manier ingericht kunnen zijn:

dagen_gewerkt 2
kosten 150
toeslag van toepassing Ja

 

In de template neem je de labels op de volgende manier over:

${dagen_gewerkt)

${kosten)

${toeslag van toepassing}

 

Standaardtekst

Je kunt ervoor kiezen om een label uit te schakelen en een standaard tekst toe te voegen. Deactiveer een label via de volgende code: {off.labelnaam} Hier tekst ${/off.labelnaam}. Het kan ook voorkomen dat een gekozen antwoord geen waarde krijgt. Dit hangt af van de manier waarop de vragensets zijn ingericht.

Actiepunten

Tijdens een opdracht slaat het systeem alle geselecteerde actiepunten op in een lijst of tabel. Het onderdeel ‘actiepunten’ start in de template altijd met het label ${followup} en eindigt met ${/followup}.

De actiepuntenlijst bestaat uit de volgende onderdelen:

  • nummer: ${followup.number}
  • titel ${followup.title}
  • deadline datum: ${followup.deadline}
  • prioriteit: ${followup.priority}
  • omschrijving: ${followup.description}
  • maatregel(en): ${followup.input} (meerdere maatregelen worden automatisch onder elkaar geplaatst)

Voorbeeld: Actiepunten als tekst

Opsomming van actiepunten in een template:

Preventievoorstellen
De volgende preventievoorstellen worden gedaan in het belang van mogelijke risicoverbetering en de continuïteit van het bedrijf, en zijn bedoeld om het bedrijf in staat te stellen de mogelijkheid van schade te beperken. Dit houdt niet in dat iedere mogelijk gevaarlijke situatie hiermee onderkend is, of dat er geen andere gevaarlijke situaties bestaan.

${followup}
${followup.number} ${followup.title}

Aanleiding
${followup.description}

Maatregelen
${followup.input}
${/followup}

Voorbeeld: actiepunten als tabel

Follow-up in een tabel:
Overzicht preventievoorstellen

Voorstel nr.                               Omschrijving       Prioriteit                     Einddatum uitvoering

Uitvoering
${followup.option.number}    ${followup.title}    ${followup.priority}    ${followup.deadline}

Bookmarks

Je kunt meerdere labels combineren door bookmarks te maken. In de template hoef je dan alleen de bookmark op te nemen, waardoor je het document een stuk overzichtelijker maakt. Bookmarks dienen bovendien als snelkoppeling tussen de vragenlijst en de template. Hierdoor scrolt het systeem tijdens een opdracht automatisch door naar de juiste onderdelen.

Bookmarks

Vaste gegevens

In de template kun je een aantal vaste gegevens opnemen zoals de ingeplande datum van de opdracht, door wie de opdracht is uitgevoerd en wanneer deze is afgerond. Deze gegevens komen meestal op het voorblad of de eerste pagina te staan. Je kunt ook instellen hoe de bestandsnaam van de rapportage wordt samengesteld na het afronden van een opdracht.

Vaste gegevens template

Afgeronde datum

Het is mogelijk om in de template de datum op te nemen waarop de opdracht is afgerond. Voor sommige opdrachten geldt dat er een verwachte situatie ingevuld moet worden. In dat geval kun je zowel datum waarop de opdracht is afgerond en de datum waarop de verwachte situatie is ingevuld opnemen in de template:

Datum waarop de opdracht is afgerond (huidige situatie): ${form.cur.finished_date d-m-y}

De verwachte situatie: ${form.exp.finished_date d-m-y}

Template uploaden

Nadat je de template hebt ingericht kun je deze uploaden via het beheer.

Template uploaden

Bestandsnaam template instellen

Nadat je de template hebt geüpload via het beheer kun je instellen hoe de bestandsnaam van de rapportage wordt samengesteld tijdens een opdracht. Dit kun je doen door onder dowload title format verschillende labels op te nemen die vastgelegd zijn in de vragenlijst:

Voorbeelden:

${klant.naam}

${klant.adres}

${klant.adres}

${locatie.bedrijf}

Volg de onderstaande stappen om de bestandsnaam in te snellen:

  1. Navigeer naar beheer > releases 
  2. Klik links bovenin onder templates op overzicht
  3. Selecteer een template
  4. Klik in het overzicht van de template op het pennetje aan de rechter kant
  5. Voer onder dowload title format de juiste labels in

Ga terug naar templates en rekenbladen