Hoe maak je een formulier in Beonder Forms?

Als bedrijf of professional heb je wellicht regelmatig te maken met terugkerende controleprocessen zoals audits, assessments, zelfevaluaties en inspecties. Belangrijk hierbij is dat je gegevens betrouwbaar, snel en efficiënt kunt vastleggen in rapportages. Om je hierbij te helpen heeft ons team Beonder Forms ontwikkeld, een systeem waarmee je op locatie formulieren invult en rapportages genereert. De formulieren kun je volledig naar eigen wens inrichten. In dit artikel leggen we hier meer over uit. 

Breed toepasbaar 

Doordat je ieder formulier kunt opslaan in Beonder Forms, is de tool toepasbaar in vrijwel iedere branche. Alle bedrijven en professionals die gegevens op gestructureerde manier willen opslaan kunnen in principe gebruik maken van de tool. Tijdens het vastleggen van de vraagstructuur kun je kiezen uit verschillende opties zoals meerkeuzevragen, dropdownmenu’s, beoordelingsschalen en afbeeldingen. Ook is het heel eenvoudig om actiepunten te formuleren en de opvolging van vragen te bepalen. Hieronder laten we ter illustratie een simpel voorbeeld zien van een vraagstructuur die je zou kunnen toevoegen in Forms:

Hoe werkt het?

Via het beheer voeg je in Forms nieuwe formulieren toe. Nadat je het nieuwe formulier hebt geselecteerd, kun je de eerste categorie (hoofdstuk) aanmaken. Hierna selecteer je de categorie en kun je vragensets toevoegen. Per niveau voeg je via de oranje plusknop nieuwe (sub)categorieën, onderdelen en vragen toe. Door per categorie vragensets toe te voegen, ontstaat er een logische indeling in hoofdstukken.

Vraag-antwoordstructuur vastleggen

Binnen een categorie kun je meerdere onderdelen met vragensets aanmaken. Dit doe je door ‘onderdeel’ te selecteren via de oranje plusknop. Hierna verschijnt een pop-upscherm in beeld waar je jouw eerste vraag toevoegt. Per vraag kun je meerdere subitems toevoegen, dit zijn de antwoordmogelijkheden. Door onder een subitem weer een nieuw subitem aan te maken, start je een nieuwe vraag binnen het onderdeel.  

Het invullen van de vragenlijst

Naast het maken van de vraagstructuur kun je per antwoordmogelijkheid scores, rapport- en adviesteksten instellen. Deze waarden worden tijdens het invullen van de vragen automatisch overgenomen in de template (rapportsjabloon). De template beheer je zelf en kun je naar eigen wens aanpassen, zelfs met je eigen huisstijl. Het systeem biedt ook de mogelijkheid om rekenbladen toe te voegen. Hiermee worden berekeningen uitgevoerd die ook weer vastgelegd worden in het rapport. Alle data kun je ook inzichtelijk maken in widgets, die je op verschillende plekken in het systeem toevoegt. Hieronder laten we zien hoe je de vragensets invult tijdens een opdracht. Aan de linker kant is de preview te zien van het rapport, deze kun je direct na het beantwoorden van de vragen downloaden.

Toegankelijke dienst

Beonder Forms wordt aangeboden als SaaS (Software as a Service), een dienst die online via de webbrowser toegankelijk is. De klant hoeft de software niet aan te schaffen en betaalt alleen naar gebruik. Ook zaken zoals onderhoud en beheer worden verzorgd door de aanbieder. Bovendien zorgt het online werken ervoor dat alle gegevens veilig en centraal in de cloud worden opgeslagen. Hierdoor is het heel eenvoudig om informatie op te halen en te delen.

Kennis delen

Doordat verschillende bedrijven en professionals met Beonder Forms werken, doen we veel kennis op over het efficiënt en gestructureerd vastleggen van informatie. Deze kennis gebruiken we om de software continu te verbeteren en klanten te ondersteunen bij het ontwerpen en maken van hun eigen formulieren.