ISO 9001 voor continue kwaliteitsverbetering

ISO 9001 (in Nederland bekend als NEN-EN-ISO 900) is de internationale norm voor kwaliteitsmanagementsystemen. Hiermee tonen organisaties aan dat continue verbetering gewaarborgd is. Om alle processen in kaart te brengen en te monitoren kan een slim softwaresysteem de uitkomst bieden. Wil je meer weten over de ISO 9001 en het digitaal monitoren van kwaliteit? In dit artikel vertellen we alles wat je moet weten.   

Kwaliteit aantoonbaar maken

Certificering speelt binnen organisaties een belangrijke rol om de kwaliteit op peil te houden. Met een ISO 9001 certificaat kun je als organisatie aan klanten en prospects aantonen dat je voldoet aan alle internationale normen. Daarnaast ben je in staat om nieuwe kansen te benutten en je prestaties te verbeteren. Er zijn verschillende partijen waar je een ISO 9001 certificering kunt aanvragen. Een externe auditor met specifieke sectorkennis controleert dan of je organisatie aan alle eisen voldoet om kwaliteit te kunnen borgen. Als organisatie moet je o.a. tegemoetkomen aan de eisen van klanten en regel- en wetgeving die van toepassing zijn op je producten en/of diensten. Alle eisen bij elkaar vormen jouw managementsysteem voor kwaliteit. 

Valkuilen

Het in orde brengen van documenten en procedures dwingt niet automatisch een hoge kwaliteit af. Een efficiënt proces is namelijk alleen mogelijk als je medewerkers capabel zijn en over de juiste informatie beschikken. Bij certificering ligt de focus helaas te veel op het in orde brengen van documenten en registraties. Wat we in de praktijk merken, is dat een cloudsysteem de oplossing biedt om processen, documenten, risico’s en beheersmaatregelen centraal in kaart te brengen. Hierdoor werk je efficiënter, bespaar je tijd en kun je je echt focussen op de kwaliteit van jouw organisatie. Later in dit artikel vertellen we meer over de voordelen van het centraal in kaart brengen en monitoren van gegevens. 

Managementtechnieken

De ISO 9001 omschrijft eigenlijk alleen hoe verschillende managementtechnieken toegepast kunnen worden. Er wordt dus niet zozeer ingegaan op de uitvoering van werkzaamheden. Het kwaliteitssysteem staat centraal in het model. Daaromheen zijn alle aspecten benoemd die van belang zijn om de kwaliteit van je organisatie aan te kunnen tonen. In de kern komt het erop neer dat het management over een aantal instrumenten moet beschikken die nodig zijn om een organisatie goed te besturen. Voorbeelden van technieken zijn het meten van resultaten, het beheersen van risico’s, maar ook de evaluatie met leveranciers. Een organisatie die aan alle eisen voldoet is in principe altijd in staat om fouten op te sporen, deze op te lossen en de oorzaak te achterhalen.

De ISO 9001 is gebaseerd op de volgende kwaliteitsmanagement beginselen:

• QMP 1 – Klantgerichtheid;
• QMP 2 – Leiderschap;
• QMP 3 – Betrokkenheid van mensen;
• QMP 4 – Procesbenadering;
• QMP 5 – Verbetering;
• QMP 6 – Empirisch onderbouwde besluitvorming;
• QMP 7 – Relatiebeheer

Continu verbeteren met de PDCA-cyclus

In de laatste versie ISO 9001:2015 zijn belangrijke wijzigingen doorgevoerd. Er is meer focus gelegd op procesrisico’s en het continu onder de aandacht brengen van kwaliteit. Hierdoor is de PDCA-cyclus duidelijker te herkennen in de structuur. Met de PDCA-cyclus van Deming doorloop je systematisch een aantal stappen om kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht te brengen. 

Praktische voorbeelden van de ISO 9001:2015

Om meer inzicht te geven in de ISO 9001:2015, laten we ter illustratie een aantal eisen zien die de norm aan kwaliteitsmanagementsystemen stelt:

• De meeste grotere organisaties hebben een klantcontactcentrum. In dat geval wordt er geëist dat je via een duidelijk plan vastlegt hoe jouw team klachten beheert en afhandelt.
• Organisaties hebben vaak te maken met verschillende leveranciers. De ISO 9001 eist dat je vastlegt hoe je leveranciers selecteert en hun prestaties beoordeelt.
• Belangrijk is dat je alle risico’s die rondom jouw bedrijf spelen registreert. Kansen en bedreigingen moet je vastleggen en hierop inspelen door passende maatregelen te nemen.
• De organisatie moet producteigenschappen monitoren. Op deze manier kan gecontroleerd worden of het product aan alle wettelijke eisen voldoet.

Automatiseren

Als bedrijf, auditor of kwaliteitsmanager heb je weinig tijd om risico’s te monitoren en documenten te beheren. Belangrijk is dat je daarom zoveel mogelijk automatiseert. Een slim softwaresysteem biedt dan de mogelijkheid om eenvoudig vast te leggen wat de status is van de beschikbare documenten, welke actueel zijn en welke documenteigenaar acties moet verrichten. Ook andere zaken zoals audits, rapportages en verbeterpunten kun je volledig geautomatiseerd vastleggen. Ben je als bedrijf of professional gespecialiseerd in het uitvoeren van audits en ISO certificeringen en wil je jouw kennis graag vastleggen in een centraal systeem? Bekijk dan eens wat ons partnerprogramma voor jou kan betekenen. 

Wil je weten hoe je de kwaliteit binnen jouw organisatie naar een hoger plan kunt tillen? Neem dan gerust contact met ons op via het contactformulier.

Bekijk op onze blogpagina voor meer inspiratie.